(१) प्रत्येक जिल्ला अदालतले ऐन तथा यस नियमावली बमोजिम सो जिल्ला अदालत मार्फत प्रदान गरिएको अन्तरिम क्षतिपूर्ति, राहत वा क्षतिपूर्तिको विवरण, कसूरदार वा सम्बन्धित व्यक्तिबाट कोषमा जम्मा गरिएको वा असुल उपर गरी कोषमा जम्मा गरिएको रकमको अद्यावधिक विवरण अनुसूची-४ बमोजिमको ढाँचामा राख्नु पर्नेछ ।
(२) सञ्चालक समितिको सचिवालयले जिल्ला अदालतबाट प्राप्त विवरण समेतको आधारमा कोषबाट प्रदान गरिएको अन्तरिम क्षतिपूर्ति, राहत वा क्षतिपूर्तिको विवरण, कसूरदार वा सम्बन्धित व्यक्तिबाट कोषमा जम्मा गरिएको वा असुल उपर गरी कोषमा जम्मा गरिएको रकम, कोषमा रहेको रकम समेतको अच्चावधिक विवरण उपनियम (१) मा निर्धारण गरिएको ढाँचामा राख्नु पर्नेछ ।
(३) अभिलेख राख्ने सम्बन्धमा सञ्चालक समितिले आवश्यक विद्युतीय प्रणालीको समेत विकास गरी प्रयोगमा ल्याउन सक्नेछ। त्यसरी विद्युतीय प्रणालीको प्रयोग भएको अवस्थामा जिल्ला अदालतले सो कोषबाट अन्तरिम क्षतिपूर्ति वा राहत रकम भुक्तानी गरेको, क्षतिपूर्ति दिएको प्रत्येक कारोबारको विवरण तत्काल कम्युटर प्रणालीमा प्रविष्टि गर्नु पर्नेछ ।