(१) कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण, सजायको अभिलेख तथा अन्य अभिलेख सचिवालयमा र निजामती किताबखानामा राखिनेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अन्य अभिलेख अद्यावधिक राख्ने प्रयोजनको लागि सचिवालय र सम्बन्धित कर्मचारीले समेत निजामती किताबखानालाई समय समयमा आवश्यक विवरण उपलव्ध गराउनु पर्नेछ ।
(३) कर्मचारीको नियुक्ति, पदस्थापन सरुवा, बढुवा भएको, उपचार खर्च लिएको तथा अध्ययन बिदा, असाधारण बिदा, प्रसुती बिदा, प्रसुती स्याहार बिदा र बेतलवी बिदा लिएको विवरण निजामती कितावखानामा रहेको सम्बन्धित कर्मचारीको वैयक्तिक
विवरणमा अद्यावधिक गर्नु पर्नेछ ।
(४) नयाँ नियुक्ति हुने कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण (सिटरोल) प्रमाणित गरी सङ्केत नम्बर प्राप्त नगरी तलव भत्ता भुक्तानी गरिनेछैन ।
(५) कर्मचारीलाई उपचार खर्चको रकम भुक्तानी दिँदा भुक्तानी दिने रकम सम्बन्धी अभिलेख निजामती कितावखानामा अद्यावधिक नगरी भुुक्तानी दिइने छैन ।
(६) यस नियममा उल्लेख भएका विषयमा अभिलेख राख्ने प्रयोजनको लागि लेखी आएकोमा निजामती कितावखानाले तीन दिनभित्र अभिलेख व्यवस्थित गरी सोको जानकारी सचिवालयलाई दिनु पर्नेछ ।
(७) सचिवालयले आफ्नोे मातहतका कर्मचारीको अभिलेख निजामती किताबखानाको अभिलेखसँग दुरुस्त हुने गरी अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।