(१) सार्वजनिक निकायले हरेक खरिद कारबाहीको निम्ति छुट्टै फाइल खडा गरी राख्नु पर्नेछ ।
(२) सार्वजनिक निकायले उपनियम (१) बमोजिमको फाइलमा अन्य कागजातका अतिरिक्त देहायका कागजातहरु राख्नु पर्नेछ:-
(क) सम्झौता फाइलको पंजिका,
(ख) बोलपत्र वा पूर्व योग्यताको लागि गरिएको आह्वानको सूचना,
(ग) बोलपत्र, पूर्व योग्यता वा प्रस्ताव आह्वान सम्बन्धी कागजातहरु,
(घ) बोलपत्र सम्बन्धी कागजात, पूर्व योग्यता सम्बन्धी कागजात वा प्रस्ताव सम्बन्धी कागजात सम्बन्धमा बोलपत्रदाताले स्पष्टीकरणको लागि गरेको अनुरोध र सो सम्बन्धमा सार्वजनिक निकायले सबै सहभागी बोलपत्रदाता वा प्रस्तावदाताहरुलाई पठाएको जवाफ,
(ङ) बोलपत्रदाता वा परामर्शदातासँग गरिएको बोलपत्र पेश गर्नु पूर्वको बैठकको माइन्यूट र सार्वजनिक निकायले सो माइन्यूटको प्रतिलिपि सबै सहभागी बोलपत्रदाता वा प्रस्तावदाताहरुलाई पठाएको प्रमाण,
(च) बोलपत्र खोल्दाको माइन्यूट,
(छ) बोलपत्रको मूल प्रति,
(ज) बोलपत्र मूल्याङ्कन समितिले बोलपत्र मूल्याङ्कनको सिलसिलामा बोलपत्रदाता वा प्रस्तावदातालाई सोधेको प्रश्न र सम्बन्धित बोलपत्रदाता वा प्रस्तावदाताबाट सार्वजनिक निकायलाई पठाएको जवाफ,
(झ) पूर्व योग्य भएका बोलपत्रदाताको योग्यता मूल्याङ्कनको प्रतिवेदन,
(ज) पूर्व योग्य बोलपत्रदाताको सूची,
(ट) वार्ता गरिएको भए सोको माइन्यूट,
(ठ) सफल बोलपत्रदातालाई पठाइएको स्वीकृतिको प्रारम्भिक सूचनाको प्रतिलिपि,
(ड) असफल बोलपत्रदाताहरुलाई पठाइएको सूचनाको प्रतिलिपि,
(ढ) खरिद सम्बन्धमा प्रकाशित सबै सूचना, (ण) सार्वजनिक निकायका प्रमुख समक्ष र पुनरावलोकन समिति समक्ष दिएको निवेदन र सोका सम्बन्धमा सम्बन्धित सार्वजनिक निकायले पेश गरेको राय प्रतिक्रिया, जानकारी तथा सो सम्बन्धमा भएको निर्णय,
(त) खरिद सम्झौता,
(थ) प्रगति प्रतिवेदन, इन्भ्वाइस र निरीक्षण प्रतिवेदन जस्ता खरिद सम्झौताको कार्यान्वयनसँग सम्बन्धित कागजात,
(द) खरिद सम्झौतामा संशोधन गरिएको भए सो सम्बन्धी कागजात,
(ध) मालसामान प्राप्ति, निरीक्षण र स्वीकृति लगायतका कागजात,
(न) निर्माण व्यवसायी, आपूर्तिकर्ता, परामर्शदाता वा सेवा प्रदायकसँग भएका सम्पूर्ण पत्राचार,
(प) सब-कन्ट्रयाक्टरको अनुरोध र सो सम्बन्धमा सार्वजनिक निकायले दिएको जवाफ,
(फ) मूल्याङ्कन प्रतिवेदन र सोसँग सम्बन्धित सम्पूर्ण कागजात, र
(ब) खरिद सम्झौता सम्बन्धी विवाद समाधान गर्न भएको कारबाहीसँग सम्बन्धित कागजात ।
(३) उपनियम (१) बमोजिमको अभिलेख खरिद कारबाही टुंगो लागेको कम्तीमा सात वर्षसम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।
(४) यस नियम बमोजिम अभिलेख राख्दा यस नियमावलीमा त्यस्तो अभिलेखको ढाँचा निर्धारण गरिएकोमा सोही बमोजिम र ढाँचा निर्धारण नभएकोमा सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले निर्धारण गरेको ढाँचा बमोजिम राख्नु पर्नेछ ।
(५) यस नियम बमोजिम अभिलेख राख्दा सार्वजनिक निकायले प्रत्येक भौतिक सम्पतिको अभिलेख राम्नु पर्नेछ ।
(६) उपनियम (५) बमोजिम अभिलेख राख्दा त्यस्तो सम्पतिको मूल्य पचास लाख रुपैंयाँभन्दा बढी रहेछ भने सो सम्पतिको लागत मूल्य, हासकट्टी र मर्मत सम्भार खर्च सहितको विवरण खुलाउनु पर्नेछ । (६क) सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले खरिद सम्झौताको अभिलेख राख्ने प्रयोजनको लागि विद्युतीय अभिलेख प्रणाली स्थापना गर्नु पर्नेछ।

(६ख) सार्वजनिक निकायले निर्माणसँग सम्बन्धित खरिद सम्झौता गरेपछि सोको :संक्षिप्त विवरण प्रमाणित गरी उपनियम (६क) बमोजिम स्थापना भएको विद्युतीय प्रणालीमा प्रविष्टि गर्नु पर्नेछ ।

(६ग) उपनियम -(६क) बमोजिम विद्युतीय प्रणाली तयार नभएसम्मको लागि सार्वजनिक निकायले उपनियम (६ख) बमोजिमको विवरण आफ्नो कार्यालयमा अभिलेख राखी त्यस्तो विवरण सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ । (7) सार्वजनिक निकायले बोलपत्रको माध्यमबाट गरिने खरिद कार्यको सम्झौता कार्यान्वयन भई सकेपछि सो कार्य सम्पन्न भएको संक्षिप्त विवरण प्रमाणित गरी सम्बन्धित सार्वजनिक निकाय वा सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयको वेबसाइटमा राखी सार्वजनिक गर्नु पर्नेछ ।