(१) सचिवले नियम ७ बमोजिम जाँचबुझ गर्दा नियम १० को उपनियम (१) र निजामती सेवा ऐन, २०४९ को दफा ३३ को उपदफा (१) बमोजिम क्रमशः पदावधि र अनिवार्य अवकाशको सीमा ननाघेको कर्मचारीको पद निजामती किताबखानामा दर्ता गर्ने
निर्णय गरी त्यस्तो कर्मचारीको अभिलेख फाराम प्रमाणित गर्नु पर्नेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम प्रमाणित भएको कर्मचारी अभिलेख फारामको  राख्न निजामती किताबखानामा पठाउनु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिम प्राप्त भएको अभिलेख फारामको आधारमा निजामती किताबखानाले पद दर्ता गर्नु पर्नेछ ।