(१) सजायको आदेश दिन पाउने अधिकारीले कर्मचारीलाई सफाइ वा स्पष्टीकरण पेश गर्न पर्याप्त मौका प्रदान भए नभएको समेत विचार गरी निज कर्मचारीबाट पेश भएको स्पष्टीकरण तथा उपलब्ध सम्पूर्ण सबुद प्रमाणको मूल्याङ्कन गरी कारण स्पष्ट खुलाइ निर्णय गर्नु पर्नेछ । यसरी सजायको आदेश दिन पाउने अधिकारीले सजायको आदेशको सम्बन्धमा अनुसूची–१३ बमोजिम निर्णय गर्नु पर्नेछ ।
(२) यस परिच्छेदमा अन्यत्र जुनसुकै कुरा लेखिएको भए तापनि कर्मचारीलाई एउटा सजाय प्रस्तावित गरी सफाइ, स्पष्टीकरण माग गरेपछि सो भन्दा बढी हुने गरी सजाय दिने निर्णय गर्नु हुंदैन । तर कुनै कारण परी बढी सजाय गर्नु पर्ने अवस्था परेमा नियम १०० र १०१ को कार्यविधि पुन पूरा गरी निर्णय गर्नु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (१) बमोजिम कुनै पनि कर्मचारीलाई ऐनको दफा ८१ को खण्ड (ख) बाहेक अन्य विभागीय सजाय दिने निर्णय गर्दा निर्णय मितिभन्दा पहिलेदेखि नै लागू हुने गरी निर्णय गर्नु हुँदैन । तर ऐनको दफा ८४ को उपदफा (१) को खण्ड (छ) बमोजिमको कसुरमा सजाय
गर्दा साठी दिन पूरा भएको भोलीपल्ट देखि र सोही दफाको उपदफा (२) को खण्ड (क) र (ख) बमोजिमको कसूरमा सजाय गर्दा अदालतबाट कसूर ठहर भएको मितिदेखि लागू हुने गरी निर्णय गर्न सकिनेछ ।
(४) कुनै पनि कर्मचारीको सम्बन्धमा उपनियम (१) बमोजिम भएको विभागीय सजायको आदेशको छायाँप्रति सजायको आदेश दिन पाउने अधिकारीले सम्बन्धित कर्मचारीलाई बिना दस्तूर दिनु पर्नेछ ।