विभागीय सजायको आदेश दिन पाउने अधिकारीले कर्मचारीसँग ऐनको दफा ८९ बमोजिम स्पष्टीकरण माग गर्दा त्यस अघि ऐनको दफा ८८ बमोजिम पेश हुन आएको सफाइ सन्तोषजनक नभएमा वा प्रस्तावित सजाय भन्दा बढी सजाय गर्नु पर्ने देखिएमा त्यस्को कारण खुलाउनु पर्नेछ । त्यस्तो कर्मचारीको सम्बन्धमा ऐनको दफा ८८ को उपदफा (२) बमोजिम विभागीय जाँचबुझ गराइएको भए सोको नतिजा समेत उल्लेख गरी प्रस्तावित सजायको औचित्य पनि उक्त स्पष्टीकरणमा खुलाउनु पर्नेछ ।