२.१ विषय वा प्रसंगले अर्को अर्थ नलागेमा यस ऐनमा,—
२.१.१ ‘कागजात’ भन्नाले देहायका कुराहरू समेत सम्झनुपर्छ :–

२.१.१.१ हस्तलिखित ग्रन्थ, किताव, प्रतिवेदन, आर्थिक विवरण, सन्धि, सम्झौता, पत्र–पत्रिका, चिट्ठीपत्र, लिखत, चित्र, तस्वीर, नक्सा,
योजना, चार्ट, फाईल, मिसिल, रजिष्टर वा कुनै प्रकाशन ।
२.१.१.२ फिल्म, माइक्रो फिल्म, टेप (ध्वनि रेकर्ड), चलचित्र, कम्प्युटर डिस्क वा कम्प्युटर क्यासेटको मूलप्रति वा प्रतिलिपि ।
२.१.१.३ ताडपत्र, भोजपत्र, स्वर्णपत्र, ताम्रपत्र वा शिलापत्रको प्रतिलिपि वा तस्वीर ।
२.१.१.४ पहिलो टाँचा लागेको हुलाक टिकट तथा मनीअर्डर फर्म, हवाई पत्र र पोष्ट कार्डको नयाँ प्रकाशन ।
२.१.२ “अभिलेख” भन्नाले राष्ट्रिय अभिलेखालयमा अभिलेखको रूपमा सुरक्षित रूपमा राखिएका कागजात र उपदफा ५.१.१ बमोजिम दर्ता भएका कागजात सम्झनु पर्छ ।
२.१.३ “राष्ट्रिय अभिलेखालय” भन्नाले दफा ३ बमोजिम स्थापना भएको राष्ट्रिय अभिलेखालय सम्झनुपर्छ ।
२.१.४ “कार्यालय” भन्नाले नेपाल सरकारका मन्त्रालय तथा विभाग सम्झनुपर्छ र सो शब्दले संवैधानिक अंग, प्रदेश सरकार वा स्थानीय तहको कार्यालय र नेपाल सरकारबाट समय समयमा गठन भएका अस्थायी वा आवधिक आयोगको कार्यालयलाई समेत जनाउँनेछ ।
२.१.५ “समिति” भन्नाले दफा ४ बमोजिम गठन गरिएको सल्लाहकार समिति सम्झनु पर्छ ।
२.१.६ “तोकिएको वा तोकिएबमोजिम” भन्नाले यस ऐन अन्तर्गत बनेको नियममा तोकिएको वा तोकिएबमोजिम सम्झनुपर्छ ।