(१) प्रत्येक कार्यालय प्रमुखले आफ्नो कार्यालयको धरौटी खातामा जम्मा भएको धरौटी रकमको कारोवारको लेखा अनुसूची–१० बमोजिमको ढाँचामा गोश्वारा धरौटी खाता र अनुसूची–११ बमोजिमको ढाँचामा व्यक्तिगत धरौटी खाता अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ । धरौटी रकमको छुट्टै बैङ्क नगदी किताब समेत राखी प्रत्येक वर्ष जिम्मेवारी सार्नु पर्नेछ ।
(२) प्रत्येक कार्यालयले आफ्नो कार्यालयको धरौटी खातामा जम्मा भएको धरौटीको मास्केवारी महिना भुक्तान भएको मितिले सात दिनभित्र र धरौटीको आर्थिक विवरण आर्थिक वर्ष समाप्त भएको पैतीस दिन भित्र सम्बन्धित कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालय र सम्बन्धित मन्त्रालय वा विभागमा पठाउनु पर्नेछ । मन्त्रालय वा विभागले अन्तर्गत निकायबाट प्राप्त धरौटी विवरणको आधारमा वार्षिक विवरण बनाई महालेखा परीक्षकको कार्यालय र महालेखा नियन्त्रक कार्यालयमा पेश गर्नु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिम सम्बन्धित कार्यालयबाट प्राप्त भएको धरौटी विवरणको आधारमा सम्बन्धित कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयले चौमासिक तथा वार्षिक रूपमा जिल्लागत धरौटी विवरण तयार गरी महालेखा नियन्त्रक कार्यालयमा पेश गर्नु पर्नेछ । सो आधारमा महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले केन्द्रीय धरौटी विवरण तयार गर्नु पर्नेछ ।
(४) प्रत्येक कार्यालयले धरौटीको लेखा अद्यावधिक राखी एक आर्थिक वर्षमा बाकी रहेको धरौटी अर्को आर्थिक वर्षमा जिम्मेवारी सार्नु पर्नेछ ।