(१) खर्च गर्ने निकायले आफ्नो कार्यालयमा रहेका खप्ने मालसामानहरूको नाम, कम्पनी, मोडेल, खरिद मिति, मूल्य लगायतका आवश्यक विवरण स्पष्ट रूपमा उल्लेख गरी प्रचलित लेखा प्रणाली अनुसार अभिलेख खडा गरी अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।
(२) खर्च गर्ने निकायले कोषको रकम लगानी गरी खरिद गरेको जग्गा जमिन र सो जग्गामा निर्माण गरेको भवन आदिको जग्गाधनी प्रमाण पूर्जा, पट्टामा लिएको सम्पत्ति, कोषबाट खरिद गरिएको र सरकारी जग्गामा निर्माण भएको घर जग्गाको अभिलेख दुरुस्त राख्नु पर्नेछ ।
(३) यस नियम बमोजिम तयार गरिएको अभिलेखको एक प्रति खर्च गर्ने निकायले कल्याणकारी योजना निर्देशनालयमा पठाउनु पर्नेछ ।