(१) नोटरी पब्लिकले आफूले प्रमाणीकरण गरेको लिखत वा अनुवाद गरेको कागजात सुरक्षितसाथ राख्नको लागि आफ्नो कार्यालयमा छुट्टै फाइल राख्नु पर्नेछ ।
(२) उपदफा (१) बमोजिमको फाइलमा लिखत प्रमाणीकरण वा कागजात अनुवाद गराउने व्यक्तिको नाम, थर, ठेगाना समेत उल्लेख गरी प्रमाणीकरण गरिएको लिखत वा अनुवाद गरिएको लिखतको एक प्रति राख्नु पर्नेछ ।
(३) उपदफा (१) बमोजिम राखिएको फाइल नोटरी पब्लिकले त्यस्तो काम गर्न छाडेमा निजले र निजको मृत्यु भएमा वा मानसिक सन्तुलन ठीक नभएमा निजको नजिकको हकवालाले परिषद् समक्ष तोकिए बमोजिम बुझाउनु पर्नेछ ।